Comprendre la conciliation et l’arbitrage des comptes
Le Bureau du syndic a le pouvoir de procéder à la conciliation des comptes pour services professionnels rendus par un ou une hygiéniste dentaire :
- Dans un premier temps, tout client ou toute cliente insatisfait ou insatisfaite de la facturation ou de son compte en fait part à son hygiéniste dentaire afin d’obtenir des précisions et tenter de s’entendre au sujet des honoraires contestés ;
- Si le différend persiste, tout client ou toute cliente peut déposer une demande de conciliation de compte au Bureau du syndic, dans les 45 jours suivants la date de réception de la facture ou du compte concerné.
- Si le client ou la cliente a payé la facture ou le compte, il ou elle peut faire une demande de conciliation sur la partie payée dans les 45 jours suivants la réception de la facture ou du compte concerné.
- Règlement procédure de conciliation et d’arbitrage de comptes
Dans les 3 jours suivant la réception d’une demande de conciliation, la syndique avise l’hygiéniste dentaire concerné(e) ou son domicile professionnel, à défaut de pouvoir l’aviser personnellement dans ce délai.
L’hygiéniste dentaire ne peut intenter une demande en justice pour le recouvrement d’un compte pour services professionnels avant l’expiration des 45 jours qui suivent la date de la réception du compte par le client vu que :
- Tout client ou toute cliente peut déposer une demande de conciliation de compte au Bureau du syndic, pourvu que le compte ou la facturation ne fasse pas l’objet d’une demande en justice et que les délais suivants soient respectés, au moment du dépôt de la demande de conciliation par écrit :
- Dans le cas où le paiement du compte a déjà été acquitté, en tout ou en partie, la demande de conciliation de ce qui a été payé doit être déposée dans les 45 jours de la date de la réception de ce compte.
L’hygiéniste dentaire ne peut intenter une demande en justice pour le recouvrement de son compte pour services professionnels à compter du moment où la syndique l’informe de la demande de conciliation relativement à ce compte, jusque :
- Dans les 30 jours suivant la réception du rapport de conciliation émis par le Bureau du syndic, délai à l’intérieur duquel le client peut déposer une demande d’arbitrage.
Cependant, la syndique peut autoriser une telle demande si le recouvrement de la créance est en péril.
Processus de conciliation
La syndique peut procéder à la conciliation en suivant la procédure qu’elle juge la plus appropriée selon les circonstances.
Au terme d’une conciliation de compte avec entente, la demande est consignée pas écrit par la syndique, signée par le client ou la cliente et l’hygiéniste dentaire. Celle-ci est ensuite déposée auprès du secrétaire de l’Ordre.
Au terme d’une conciliation de compte sans entente, la syndique transmet son rapport sur le différend au client ou à la cliente et à l’hygiéniste dentaire, dans les 45 jours à compter de la date de réception de la demande de conciliation.
La syndique joint au rapport pour le client ou la cliente la procédure et les délais pour procéder à une demande d’arbitrage auprès du secrétaire de l’Ordre.
Arbitrage de compte
Tout client ou toute cliente, dans les 30 jours de la réception du rapport de conciliation émanant du Bureau du syndic, peut déposer une demande d’arbitrage de compte auprès du secrétaire de l’Ordre.
Est-ce que le professionnel sera informé qu’une demande d’arbitrage a été faite à son égard?
Dans les 3 jours de la réception d’une demande d’arbitrage, le secrétaire de l’Ordre avise l’hygiéniste dentaire concerné ou son domicile professionnel, à défaut de pouvoir l’aviser personnellement dans ce délai.
Quelles sont les obligations de l’hygiéniste dentaire durant l’arbitrage de compte?
L’hygiéniste dentaire ne peut intenter une demande en justice pour le recouvrement de son compte pour services professionnels s’il y a demande d’arbitrage, jusqu’à ce que le conseil d’arbitrage rende une décision.
L’hygiéniste dentaire qui reconnaît devoir rembourser un montant au client ou à la cliente doit déposer ce montant auprès du secrétaire de l’Ordre. Ce dernier remet le montant remboursé au client ou à la cliente.
- Dans ce cas, l’arbitrage se poursuit uniquement sur la partie de la somme encore en litige.
Processus d’arbitrage de compte
Un conseil d’arbitrage est formé de 3 arbitres lorsque le montant en litige est de 1 000 $ ou plus et d’un seul dans les autres cas.
- Si une entente survient entre les parties après le dépôt de la demande d’arbitrage mais avant la formation du conseil d’arbitrage, l’entente est consignée par écrit, signée par les parties. Celle-ci est déposée auprès du secrétaire de l’Ordre.
- Si une entente survient après la formation du conseil d’arbitrage, elle est consignée dans la sentence arbitrale.
Est-ce que l’hygiéniste a droit à l’assistance d’un avocat durant l’arbitrage?
Lors de l’audience du conseil d’arbitrage, les parties ont le droit de se faire représenter par un avocat ou d’une avocate ou d’en être assistée