Renouvellement de l’inscription annuelle

En janvier 2023, l’Ordre apprenait la fin des activités de l’entreprise qui soutenait l’outil informatique utilisé à ce jour par son personnel et les hygiénistes dentaires. Il est dès lors devenu indispensable de procéder au remplacement de cette solution technologique dans un délai rapproché. L’urgence d’agir a fait de ce dossier une priorité organisationnelle.

Pour rappel, la base de données permet la gestion du Tableau des membres, Elle contient l’ensemble des données sur les membres et est utilisée, entre autres, pour le renouvellement de votre inscription annuelle. Il ne s’agit pas de Campus HD, qui est votre outil de développement de compétences.

Dans un premier temps, après un processus d’appel d’o­ffres, l’Ordre a retenu les services de consultants pour le soutenir dans l’analyse des besoins, la sélection d’une solution technologique et sa mise en place (l’entreprise Cofomo). Comme première étape du projet, d’avril à juin 2024, le consultant désigné par Cofomo et le personnel de l’Ordre ont étudié minutieusement tous les processus de gestion internes pour s’assurer de choisir la solution répondant le mieux aux besoins actuels et futurs de l’Ordre. En conséquence, la sélection de la solution Ensemble de Connexence est l’issue d’un long processus d’analyse et d’un appel d’o­res  e­ffectué auprès d’entreprises répondant aux critères de sélection définis par l’Ordre. En plus d’être en mesure de répondre aux exigences liées à la gestion du Tableau des membres, les entreprises devaient démontrer le haut niveau de performance technologique de leur plateforme tout en ayant des pratiques exemplaires en matière de cybersécurité et de protection des renseignements personnels.

Les travaux pour la mise en place de la nouvelle base de données ont commencé dès la fin septembre. Les équipes de l’Ordre et de Connexence se rencontrent chaque semaine pour faire état de la progression du projet.

Ce qui est prévu dans en première phase :

1. La préparation de la solution Ensemble en fonction des données recueillies par l’Ordre pour l’inscription au Tableau des membres;
2. La migration des données des membres de la base de données actuelle vers la nouvelle solution;
3. Le remplacement du portail des membres en vue du renouvellement de l’inscription annuelle 2025-2026.

Jusqu’au lancement du nouveau portail des membres en 2025, dont la date est prévue pour le 3 février 2025, vous continuez d’utiliser le portail actuel en y accédant par le site Web de l’Ordre. Il n’y a donc aucun changement pour vous, jusqu’au remplacement du portail des membres. En vue de ce changement, l’Ordre vous fournira les outils requis pour utiliser cette nouvelle plateforme, et ce, à temps pour l’ouverture de la période de renouvellement de votre inscription au Tableau. De plus, vos données personnelles seront transférées dans le nouveau portail. Vous aurez donc directement accès à celui-ci lors de son lancement, car vous êtes déjà inscrit(e) au Tableau des membres.

Le changement est prévu pour le lundi 3 février 2025.

L’Ordre vous informera en amont de tous les changements en vous fournissant tous les outils nécessaires (infolettre, webinaire, formation synchrone) afin de bien comprendre comment utiliser la nouvelle plateforme. Surveillez nos communications jusqu’au lancement de la période d’inscription au Tableau.

1. L’automatisation de plusieurs processus qui exigeaient encore un traitement manuel
2. L’élimination des derniers processus gérés par des formulaires à transmettre par courriel
3. L’inclusion de tous les processus de protection du public au sein d’un même outil technologique
4. Une interface plus conviviale pour l’ensemble des utilisateurs (hygiénistes dentaires, personnel de l’Ordre, candidats à l’exercice de la profession)
5. Une technologie qui s’arrime avec les autres plateformes technologiques de l’Ordre (Site web, Campus HD).

Vous devrez vous connecter via une nouvelle adresse qui sera accessible par le biais du site ohdq.com. Votre identifiant demeure le même (numéro de permis). Toutefois, tous les membres seront invités à changer leur mot de passe lors de leur première connexion au nouveau Portail membre.

Toutes les données du Tableau des membres seront importées dans la nouvelle base de données. Ainsi, les données ne seront pas perdues.

Lors de l’inscription annuelle et le paiement de la cotisation professionnelle, vous aurez à répondre aux mêmes questions à la déclaration annuelle. Des questions supplémentaires pourraient toutefois être incluses. Pour ce qui est du paiement de la cotisation, le processus sera le même.

À tout moment durant l’année, vous pourrez procéder vous-même à la mise à jour de votre dossier personnel.

À tout moment, en tant que membre, vous aurez accès aux documents suivants :

• Reçus pour déclaration fiscale
• Carte de membre
• Historique des achats — Factures
• Historique des déclarations annuelles

L’Ordre suit les plus hauts standards en matière de cybersécurité et de protection des renseignements personnels. Tout est mis en place afin que vos renseignements personnels demeurent confidentiels, tout comme c’était le cas avec la précédente base de données. Nous vous invitons à consulter la politique de confidentialité de l’Ordre pour en savoir plus.

Le portail est compatible avec tous les fureteurs d’usage (Edge, Firefox, Chrome, Safari) sur ordinateur, tablette et téléphone cellulaire. À noter que le rendu de certaines pages peut être altéré sur cellulaire en raison de la grosseur réduite de l’écran.