Politique de confidentialité

PRÉAMBULE  

L’Ordre des hygiénistes dentaires du Québec (ci-après « Ordre », « Nous ») reconnaît l’importance d’assurer la protection des renseignements personnels qu’il recueille via son site Internet ou par tout autre moyen technologique. À ce titre, nous sommes responsables de s’acquitter de toutes les exigences relatives à la protection, à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation et à la conservation des renseignements personnels en vertu des lois applicables, ainsi que des Politiques et procédures que nous avons adoptées. 

Par « renseignements personnels », il convient d’entendre tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou non, de l’identifier. De façon générale, les renseignements personnels ne comprennent pas vos coordonnées professionnelles comme votre nom, votre titre, votre adresse, votre courriel ou votre numéro de téléphone au travail. 

La Politique de confidentialité s’applique à toute personne qui visite les sites internet (les « sites ») suivants ou plateforme de l’Ordre suivant : 

et utilise les différents services qui y sont présentés ou interagit avec nous par le biais de ceux-ci ou de tout autre moyen technologique. 

La présente Politique de confidentialité fait état de la manière dont nous protégeons vos renseignements personnels et ce, afin de tenir compte des exigences des lois applicables en la matière au Québec, à savoir :  

  • Code des professions (RLRQ, c. C-26);  
  • Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels lorsque les renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1) sont détenus dans le cadre du contrôle de l’exercice de la profession;  
  • Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) lorsque les renseignements personnels sont détenus dans le cadre de ses autres fonctions et activités.  

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS RECUEILLONS SUR VOUS  

Dans le cadre de nos interactions avec vous et notamment pour remplir notre mission de protection du public, nous devons, à certaines occasions, recueillir certains renseignements personnels vous concernant. Les renseignements personnels que nous recueillons sont ceux dont nous avons besoin afin de vous offrir les services demandés et de répondre à certaines de vos obligations selon votre statut auprès de l’Ordre. Les renseignements varient en fonction des personnes auprès de qui ils sont recueillis :  

  • Auprès des candidats à la profession ou à la réinscription au Tableau de l’Ordre ou à la reprise des fonctions cliniques (finissants du programme en techniques d’hygiène dentaire, demande d’équivalence, demande de permis sur permis, demande de réinscription, etc.) 
  • Nous recueillons vos renseignements d’identité (prénom, nom, date et lieu de naissance, adresses courriels, adresse civique, numéros de téléphone [résidentielle, cellulaire, etc.]), certains renseignements financiers (information de la carte de crédit), certificat de bonne conduite, photographies, diplômes obtenus et leur année d’obtention, établissements d’enseignements fréquentés, preuve de connaissance de la langue française, signature, adresses professionnelles et des lieux d’exercice, relevés de notes, décisions judiciaires ou disciplinaires vous concernant,  détails sur l’expérience de travail antérieur, dont le nom de l’employeur et ses coordonnées.  
  • Auprès des membres inscrits au Tableau de l’Ordre ou qui renouvellent leur inscription : 
  • Nous recueillons certains renseignements d’identité (prénom, nom, langues maternelle et seconde, date de naissance, adresses courriels, adresse civique, numéros de téléphone [résidentielle, cellulaire, etc.]),  certains renseignements financiers (information de la carte de crédit), autres diplômes d’études post-secondaire, nom de l’établissement d’enseignement dont le diplôme a été obtenu et l’année d’obtention, signature, adresse du domicile professionnel et des autres lieux d’exercice (le cas échéant), secteurs d’activité, informations relatives à la formation continue obligatoire, décisions judiciaires (civils, pénales ou criminelles) ou disciplinaires vous concernant (le cas échéant). 
  • Auprès des candidats à un emploi auprès de l’Ordre :  
  • Nous recueillons certains renseignements d’identité et d’emploi (prénom, nom, et curriculum vitae).  
  • Auprès des visiteurs de nos sites et membres du public : 
  • Nous recueillons, par l’entremise de formulaires Web intégrés à nos sites, certains renseignements d’identité (prénom et nom, adresse courriel, les coordonnées nous permettant de vous contacter), ainsi que tout renseignement nécessaire ou que vous choisissez de nous transmettre aux fins de traiter votre demande, comme une demande d’enquête formulée auprès du bureau du syndic.  

Fichiers témoins (cookies) 

Nous avons recours, sur nos sites, à des témoins de connexions ou fichiers témoins aussi appelés « cookies ». Un fichier témoin est un petit fichier texte sauvegardé sur le disque dur de l’ordinateur de l’utilisateur. Il permet notamment d’exploiter, maintenir, améliorer et offrir toutes les fonctionnalités du site Web et, sous réserve de votre consentement, il permet de comprendre et analyser les tendances d’utilisation et les préférences des utilisateurs quant à notre site Web.  

À cet effet, certains renseignements d’identité et techniques ou numériques vous concernant peuvent être recueillis, comme votre navigateur Web, votre adresse IP, les pages visitées et requêtes effectuées sur nos sites, ainsi que l’heure et le jour de votre connexion. 

Six types de fichiers témoins peuvent se retrouver sur nos sites. Lors de votre visite sur l’un de nos sites, il vous est possible de gérer les fichiers témoins dont vous consentez l’utilisation et ceux dont vous refusez l’utilisation. Une description détaillée des fichiers et des renseignements recueillis selon le type de fichier est présentée lors de la collecte de vos consentements.    

  1. Fichiers témoins nécessaires :  

Ils sont cruciaux pour les fonctions de base du site Web et celui-ci ne fonctionnera pas comme prévu sans eux. Ces cookies ne stockent aucune donnée personnellement identifiable. Ils vous sont requis pour naviguer sur notre site Web. 

  1. Fichiers témoins fonctionnels 

Les cookies fonctionnels permettent d’exécuter certaines fonctionnalités telles que le partage du contenu du site Web sur des plateformes de médias sociaux, la collecte de commentaires et d’autres fonctionnalités tierces. 

  1. Fichiers témoins analytiques 

Les cookies analytiques sont utilisés pour comprendre comment les visiteurs interagissent avec le site Web. Ces cookies aident à fournir des informations sur le nombre de visiteurs, le taux de rebond, la source de trafic, etc. 

  1. Fichiers témoins de performance ou de « résultats »  

Les cookies de performance sont utilisés pour comprendre et analyser les indices de performance clés du site Web, ce qui permet de fournir une meilleure expérience utilisateur aux visiteurs. 

  1. Fichiers témoins de publicité 

Les cookies de publicité sont utilisés pour fournir aux visiteurs des publicités personnalisées basées sur les pages visitées précédemment et analyser l’efficacité de la campagne publicitaire. 

  1. Fichiers témoins autres ou non classés 

Les autres cookies non classés sont ceux qui sont en cours d’analyse et qui n’ont pas encore été classés dans une catégorie. 

FINALITÉS DE LA COLLECTE ET MOYENS PAR LESQUELS NOUS RECUEILLONS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

Nous recueillons vos renseignements personnels pour atteindre les objectifs décrits ci-dessous : 

  • Surveiller et contrôler l’exercice de la profession : 
  • Assurer la conformité des membres de l’Ordre avec les normes de formation continue, ainsi que leur inscription annuelle;  
  • Gérer l’admission des candidats à la profession, y compris le paiement des frais afférents;  
  • Mener des enquêtes disciplinaires, de la conciliation, de l’arbitrage de comptes d’honoraires et des audiences;  
  • Inspecter les membres afin de vérifier leurs compétences professionnelles;  
  • Etc. 
  • Répondre à une demande, fournir un bien ou un service :  
  • Évaluer et administrer les demandes de délivrance de permis d’exercice et d’inscription (ou de réinscription) au Tableau de l’Ordre, incluant l’évaluation des diplômes et de la formation à des fins d’équivalence; 
  • Recevoir, gérer et traiter les demandes d’information, les demandes d’accès ou les plaintes;  
  • Etc. 
  • Produire des statistiques, des études et des recherches;  
  • Transmettre des communications, notamment à des fins réglementaires, en conformité avec la loi applicable.  

LES CATÉGORIES DE PERSONNES QUI, AU SEIN DE L’ORDRE, ONT ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

Les renseignements personnels qui n’ont pas de caractère public sont uniquement accessibles aux membres du personnel, aux membres des comités, ainsi qu’au Bureau de la présidence et au secrétariat du Conseil de discipline pour lesquels ces renseignements sont nécessaires à leurs fonctions. À cet effet, nous disposons d’une matrice d’accès (voir section « Mesure de sécurité »).  Ainsi, pour plus de détails sur les services susceptibles d’accéder à vos renseignements personnels selon leur nécessité, veuillez consulter les pages « Équipe » et « Comités de l’Ordre » du site Web de l’Ordre.  

MOYENS PAR LESQUELS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT RECUEILLIS 

L’Ordre recueille vos renseignements personnels par le biais de :  

  • Sites Internet, incluant des formulaires interactifs,  
  • Courriels,  
  • Témoins de connexion (voir ci-haut « Fichiers témoins »),  
  • Plateformes de nos fournisseurs externes (Campus HD, Portail des membres), 
  • Formulaires PDF (transmission par courriel ou courrier postal). 

CONSENTEMENT ET REFUS À LA COLLECTE  

En visitant notre site Internet ou encore en nous fournissant des renseignements personnels (par courriel, en remplissant un de nos formulaires en ligne, par téléphone, par nos réseaux sociaux), l’Ordre considère que vous consentez à la cueillette de ceux-ci, mais aussi à leur utilisation et à leur communication aux fins mentionnées ci-dessus. Dans certains cas, l’Ordre peut toutefois recueillir des renseignements personnels sur une personne sans son consentement conformément aux lois ou aux règlements le permettant.  

Votre consentement vous sera toutefois expressément demandé lorsque les renseignements personnels demandés par l’Ordre sont de nature facultative ou que les renseignements personnels demandés sont sensibles.  Un renseignement personnel est sensible lorsque, notamment du fait de sa nature (p. ex. : médicale, biométrique, intime), il suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée.  

Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels déjà collectés par l’Ordre. Vous pouvez exercer votre droit soit en accédant à votre dossier membre sur le Portail, soit en communiquant avec nous à l’adresse suivante : secretaire@ohdq.com. Le retrait de votre consentement pourrait nous empêcher de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains de nos services. Toutefois, quant à certains renseignements personnels obligatoires à fournir, le refus d’un membre ou candidat à la profession de répondre peut entrainer des conséquences quant à son statut ou sur le plan disciplinaire (p. ex. : suspension de la demande de réinscription, radiation, plainte disciplinaire pour défaut de collaborer, etc.).   

Concernant la gestion de vos témoins, il vous est possible de reconfigurer en tout temps vos préférences en cliquant sur « GÉRER MES COOKIES » au bas de la page d’accueil des sites de l’Ordre (www.ohdq.com et www.congresohdq.com) et en cliquant sur l’icône « choix de consentement » au bas à gauche de la page d’accueil du site masantemonsourire.  

UTILISATION ET COMMUNICATION À DES TIERS 

En aucun cas, l’Ordre n’utilise ni ne communique vos renseignements personnels sans votre consentement, à moins que la loi l’y autorise. En effet, la loi prévoit certaines situations pour lesquelles l’Ordre peut communiquer des renseignements personnels à un tiers sans le consentement de la personne concernée.  

À cet effet et selon votre statut auprès de nous (membres de l’Ordre), nous partageons vos renseignements personnels avec les tiers suivants et aux fins mentionnées :  

  • Auprès de l’entreprise SCYTL et ce, uniquement aux fins de leur transmettre la liste électorale en vue de la tenue d’un scrutin par moyen électronique. Dans un tel cas, uniquement votre numéro de permis, votre nom complet, votre adresse courriel, votre date de naissance et votre région électorale sont transmis; 
  • Auprès de l’entreprise SVI Solutions, fournisseur de la plateforme Campus HD, aux fins de pouvoir accéder aux offres de formation et de vous conformer aux exigences du Règlement sur la formation continue obligatoire des hygiénistes dentaires; 
  • Auprès des entreprises responsables des services technologiques de l’Ordre, aux fins d’assurer la maintenance et le développement des environnements technologiques, informatiques et infonuagiques de l’Ordre, dont la base de données soutenant notamment le Tableau des membres.  
  • Auprès de la Régie de l’assurance maladie du Québec aux fins de permettre les accès aux hygiénistes dentaires au Dossier Santé Québec et aux fins de vérifier l’admissibilité d’un ou d’une hygiéniste dentaire au programme de services assurés par la RAMQ.  

En pareille situation, l’Ordre s’assure contractuellement que les tiers respectent la confidentialité de vos renseignements personnels, ne les utilisent pas à d’autres fins que celles pour lesquelles ils leur ont été communiqués et les gèrent conformément au cadre juridique applicable en la matière.    

De plus, sous réserve d’obtenir votre consentement, certains renseignements d’identité des membres peuvent être communiqués à notre partenaire La Personnelle, à des fins commerciales ou publicitaires, ainsi qu’à d’autres membres de l’Ordre aux fins de faire partie du bottin des membres. 

Finalement, vos renseignements personnels ne sont pas communiqués ou autrement conservés à l’extérieur du Québec, sous réserve de l’emplacement de nos serveurs d’hébergement et de l’administration du vote électronique en cas d’élection par un moyen technologique. Dans ces cas, des mesures de sécurité et de confidentialité adéquates sont prises. 

MESURE DE SÉCURITÉ 

Nous protégeons vos renseignements personnels par des mesures de sécurité (physiques, technologiques et administratives) appropriées à la nature de ceux-ci, et ce, afin d’éviter qu’une personne puisse y avoir accès, les utiliser, les communiquer à des tiers alors qu’elle n’y était pas autorisée ou encore afin de prévenir les pertes ou toute autre atteinte à la protection de ceux-ci.  

Nous avons pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres de notre personnel qui doivent avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder. Nous nous assurons également que les tiers à qui nous communiquons vos renseignements personnels prennent les mesures pour assurer le caractère confidentiel des renseignements que nous leur confions et qu’ils ne les utilisent que pour les fins prévues à l’entente conclue avec eux. D’autres mesures sont détaillées à notre Politique de gestion et de protection de l’actif informationnel.  

ACCÈS ET RECTIFICATION À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient à jour. Veuillez nous informer de tout changement quant à ceux-ci.  

De plus, vous pouvez soumettre une demande : 

  • d’accès à vos renseignements personnels;   
  • de rectification de vos renseignements personnels;  
  • de retrait de votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels;  
  • de cessation de la diffusion de vos renseignements personnels, de désindexation, à moins qu’il s’agisse d’un renseignement à caractère public ou pour lequel l’Ordre est tenu de le diffuser;   

en vous adressant au responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels, en transmettant un courriel à l’adresse suivante : secretaire@ohdq.com. 

PORTER PLAINTE 

Nous reconnaissons l’importance de protéger vos renseignements personnels. Advenant le cas où vous souhaitez déposer une plainte quant à la protection que l’Ordre accorde aux renseignements personnels qu’il détient, vous pouvez le faire en contactant notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à l’adresse suivante : secretaire@ohdq.com. Pour plus de détails sur la procédure, nous vous invitons à consulter notre Politique sur la gestion et la protection de l’actif informationnel.  

NOUS CONTACTER  

Vous pouvez communiquer avec nous au sujet de la Politique de confidentialité ou encore pour formuler des commentaires, exercer vos droits, déposer une plainte en vous adressant au directeur ou à la directrice des affaires juridiques et secrétaire adjoint(e), responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels en transmettant un courriel à l’adresse suivante : secretaire@ohdq.com  

MODIFICATION DE NOTRE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ 

Nous avons pour obligation de publier toutes les modifications que nous apportons à la présente Politique en publiant un avis à cet effet. Tout avis de modification de la présente Politique sera publié sur le site Web de l’Ordre aux pages « Accès à l’information » et « Lois, politiques et règlements ». 

DATE DE LA POLITIQUE 

Entrée en vigueur le 19 janvier 2024.